Avocats : 5 bonnes pratiques pour améliorer votre collaboration digitale au quotidien.

22 janvier 2019

3 min

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Si le monde juridique a commencé sa transformation numérique depuis longtemps, la réalité quotidienne de la collaboration interne est différente. Les raisons d’améliorer la communication et la collaboration entre les équipes juridiques sont nombreuses : l’adoption d’une approche avant-gardiste permettra non seulement de faire connaître votre cabinet d’avocats, mais aussi d’enrichir les interactions internes. Si votre cabinet est prêt à améliorer son flux de travail et sa performance, la question qui se pose souvent est : par où commencer ?

Pour vous aider à y voir plus clair, nous vous avons préparé 5 conseils et bonnes pratiques à appliquer d’urgence.

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1. Ayez une vision holistique

Les cabinets d’avocats travaillent encore beaucoup de façon traditionnelle et individuelle. Cependant, cette réalité nuit à la productivité et à l’efficacité des salariés et des associés. Aujourd’hui, il est prouvé que la collaboration croisée sert à la fois les intérêts du cabinet et ceux de ses clients. Surmonter le tribalisme et réduire les silos au sein des équipes juridiques grâce à la collaboration numérique permet de fluidifier la communication et d’ouvrir le dialogue interne.

2. Centralisez la communication

Se connecter à une visioconférence d’équipe, envoyer un document crypté ou organiser une audience : voici quelques exemples de tâches quotidiennes qui sont déjà digitalisées au sein d’un cabinet d’avocats. Et si vous pouviez améliorer votre communication en les regroupant dans un seul outil collaboratif ? Une plus grande efficacité signifie remplacer les emails par la messagerie instantanée organisée par groupes de discussion. Cela signifie aussi passer au partage de fichiers dans le cloud et à la planification intelligente grâce à un algorithme capable d’organiser votre calendrier pour vous. Une centralisation qui vous libère du temps pour discuter des sujets réellement importants.

 

3.   Limitez les interactions à faible valeur ajoutée

Vous avez besoin des dernières informations sur une affaire en cours ? Encouragez les membres de votre équipe à éditer et commenter directement les documents en ligne pour contextualiser et clarifier chaque interaction. La gestion des versions, rendue possible grâce à la blockchain, stocke toutes les modifications et les commentaires effectués sur un fichier. Elle vous donne des informations en temps réel sur l’état d’avancement et évite d’interrompre le flux de travail et la concentration d’un autre avocat.

 

4.  Protégez le partage des fichiers

Pour toute collaboration sur des questions complexes et confidentielles, le partage de l’information est crucial, et souvent un point sensible. Prenez l’habitude de classer les documents : qui a autorisé l’accès ? Toute l’équipe ? Un sous-groupe ? Ou seulement quelques collaborateurs ? Le fichier peut-il être téléchargé ? Si oui, par qui ?

Le partage de documents dans le cloud vous permet de gérer facilement les rôles et les autorisations.

D’autre part, au cours des dernières années, le cryptage des flux de communication s’est généralisé. Mettez fin aux habitudes de non-conformité en encourageant vos équipes juridiques à partager des documents via un système de stockage P2P (peer-to-peer) qui crypte les données et les stocke dans un environnement virtuel décentralisé.

 

5.   Expérimentez et testez en continu

Si vous êtes un grand cabinet d’avocats, commencez par tester un outil collaboratif au sein d’une petite équipe. Si votre cabinet d’avocats est à taille humaine, incluez toute l’équipe dès le départ. Un des secrets de la réussite réside dans l’identification d’ambassadeurs capables de promouvoir la solution retenue en interne. Rappelez-vous que l’usage quotidien est la clé : engagez-vous pleinement et évaluez régulièrement l’efficacité de la solution choisie afin d’adapter votre stratégie.

S’engager dans des habitudes de travail collaboratif en ligne est une chance d’améliorer l’efficacité et la conformité du flux de travail, mais aussi de gagner en agilité dans un environnement concurrentiel. À long terme, le succès de la mise en œuvre dépend en grande partie de la culture du cabinet. L’adoption de pratiques plus transparentes en interne ajoute une incitation sociale positive et une saine concurrence. Vous seriez surpris de voir à quel point la technologie peut aider à renforcer l’engagement humain !

N’hésitez pas à partager les cinq étapes ci-dessus aujourd’hui pour lancer la conversation.

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