Comment améliorer l’efficacité au travail ?

3 juillet 2020

3 min

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Quel que soit votre secteur d’activité, quel que soit votre poste, il vous arrive probablement parfois d’être submergé par un océan de choses à faire. De ressentir de la pression, du stress, vis-à-vis des résultats que votre entreprise doit atteindre.

Il est sans doute possible, cependant, de réduire cette pression, de limiter ces périodes où vous, ou vos collaborateurs, vous retrouvez littéralement sous l’eau. Comment être plus productif, plus efficaces au travail ? Voici quatre pistes principales qui devraient vous y aider

 

Être organisé

Lorsque l’on évolue dans un environnement surchargé, ou que les missions à mener s’accumulent, il est naturel de ressentir du stress. Pour vous y retrouver plus facilement, et parvenir à prioriser les tâches à réaliser en priorité, être organisé est une nécessité.

Pour ce faire, planifier rigoureusement des sessions de travail dans votre agenda, et utiliser des outils de management visuel de vos tâches (des outils dédiés à la gestion de projet par exemple) se révèlera extrêmement efficace.

Qu’il s’agisse de votre bureau physique, ou de votre environnement de travail digital, prenez le temps de le personnaliser, afin qu’il soit agréable, et ordonné comme vous le souhaitez.

 

Une mission à la fois

Pour être efficace, donc, vous aurez tout à gagner à organiser vos tâches, et à définir quelles sont celles qui sont importantes, et celles qui sont urgentes.

La matrice d’Eisenhower est à ce titre un outil bien utile, qui vous permettra de distinguer rapidement les tâches qui méritent que vous leur consacriez du temps, dans l’immédiat.

 

matrice

 

Surtout, attachez-vous à ne travaillez que sur une seule tâche à la fois. Cela ne nous semble pas forcément intuitif : a fortiori pour les plus jeunes, qui ont grandi avec un smartphone dans la poche. En effet, notre attention est sans cesse requise par des notifications en tout genre : cela demande donc un véritable effort de se concentrer uniquement sur la tâche à accomplir.

Pour autant, cela est absolument fondamental, et le gain en matière d’efficacité sera considérable. Et pour cause : le cerveau humain n’est pas fait pour gérer plusieurs tâches à la fois…

 

Bannissez la procrastination

Pour certains - soyons honnêtes, pour beaucoup d’entre nous – la procrastination est une seconde nature. Nous avons tendance à remettre certaines tâches sur une pile fictive des missions « à réaliser plus tard ». Des tâches qui ont alors tendance à reculer, pas à pas, dans le temps, sans que jamais nous ne les menions à bien. D’autant qu’il s’agit bien souvent de celles qui nous rebutent, et que l’on n’a pas envie de faire.

La procrastination est un travers bien naturel, mais qu’il faudra éviter à tout prix, pour être efficace.  En effet, procrastiner aura tendance à faire s’accumuler les éléments en attente, avec deux conséquences :

  • Un allongement des délais de production ;
  • Un risque plus important d’être submergé, si plusieurs missions importantes s’ajoutent en même temps.

Un bon moyen d’éviter cet écueil consiste à toujours traiter en priorité, chaque matin, les tâches importantes et qui vous passionnent le moins. Pour s’en débarrasser au plus vite.

 

Fixer et suivre des objectifs

Terminons par un élément tout aussi essentiel, qui sera bien utile à n’importe quelle entreprise qui souhaite améliorer l’efficacité de ses collaborateurs : fixer des objectifs. Des objectifs précis, chiffrées, réalistes et mesurables.

En utilisant un outil de gestion de projet, il sera alors possible de suivre en temps réel l’état d’avancement de chaque objectif, et les étapes à mener. Constater l’avancée des projets sera également un élément de motivation important pour chacune des participants.

 

Vous l’aurez compris, améliorer son efficacité au travail dépend essentiellement de deux facteurs : une organisation impeccable, et un maximum d’autodiscipline. Une plateforme de travail collaboratif comme SharePlace, sur laquelle vous pouvez créer un compte gratuitement, est votre meilleur allié dans ce combat.

En réunissant tous les outils que vous utilisez, sur un unique environnement de travail, et en proposant une architecture pensée pour vous faire gagner du temps, notre plateforme tout-en-un vous aide, en effet, à vous concentrer sur l’essentiel.

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