Communication synchrone vs. asynchrone : définition et différences

21 décembre 2020

4 min

Communication synchrone vs. asynchrone

Le travail à distance devient de plus en plus courant, qu'il s'agisse de télétravail ou de collaboration avec des équipes distantes. Le taux moyen de télétravailleurs varie selon les pays d'Europe, de 20% à 35% (1).

 

Avoir accès à des talents du monde entier est un atout incroyable, car vous pouvez profiter d'un haut niveau d'expertise pour vous aider à améliorer vos produits ou services. Cependant, communiquer avec des équipes à distance n'est pas sans difficulté.

 

Lorsque les membres de votre équipe sont répartis sur plusieurs fuseaux horaires et territoires, il est plus difficile de programmer une réunion de groupe. Ce qui prendrait deux minutes à résoudre dans un cadre professionnel classique peut prendre un ou deux jours lorsque vous travaillez avec des équipes à distance.

 

Alors, comment pouvez-vous rendre la collaboration à distance plus efficace et fluide ? La réponse se trouve dans la communication asynchrone. Quelle différence avec la communication synchrone ? Découvrez 5 raisons qui rendent la communication asynchrone si prometteuse.

 

Communication synchrone vs. asynchrone : définition

La communication synchrone signifie que deux ou plusieurs personnes échangent des informations en temps réel. Dans la plupart des lieux de travail, la communication se fait de cette manière et les gens attendent des réponses instantanées. Le problème de cette approche est qu'elle n'est en fait pas très efficace. Cela semble étonnant et contre-intuitif. Après tout, quel meilleur moyen de rester au top que de s'attaquer immédiatement aux problèmes ?

 

Une enquête a montré que plus de 71% des employés signalent des interruptions fréquentes de leur travail, ce qui affecte leur productivité (2). Pensez-y une seconde : vous travaillez sur un projet important avec un délai serré lorsqu'un collègue entre dans votre bureau. Il veut vous voir pour discuter des détails d'un événement à venir. Vous arrêtez votre travail et perdez 45 minutes à parler d'un projet qui n'est pas urgent.

 

À contrario, la communication asynchrone désigne l'échange de données entre deux ou plusieurs parties, sans que tous les destinataires soient tenus de répondre immédiatement. Par exemple, votre collègue peut vous laisser un message dans un fil de discussion, sans craindre de vous déranger. Vous lirez l'information lorsque vous serez prête et prendrez votre temps pour décider quoi faire et vous y répondrez lorsque vous serez disponible. Cette approche libère les deux parties de la nécessité d'être synchronisées.

 

Pourquoi la communication asynchrone est l'avenir du travail collaboratif

La communication asynchrone permet aux gens de réagir et d'agir selon leurs propres conditions. Elle permet à chacun d'être proactif plutôt que réactif. Grâce à la communication asynchrone, les employés n'ont plus besoin de se concentrer sur des demandes peu importantes. Elle soulage la pression de réagir immédiatement sur des questions non-urgentes, supprime les distractions et permet de mieux se concentrer et de réduire le stress.

 

Voici quelques-uns des avantages de la communication asynchrone :

 

● Réfléchir à deux fois : la plupart des gens ne prennent pas les meilleures décisions lorsqu'ils sont contraints de répondre immédiatement.

● Vous pouvez décider quand vérifier vos messages et quand y répondre.

● Vous disposez d'un registre de communication auquel vous référer en cas de besoin.

● Communiquer efficacement avec des équipes distantes qui sont réparties sur différents fuseaux horaires.

 

Quels outils pour la communication asynchrone ?

Communiquer avec une équipe peut être difficile en général, qu'elle soit éloignée ou non. C'est pourquoi vous devez utiliser divers outils qui permettent aux membres de votre équipe de garder une trace et de suivre ce qu'ils ont fait, ce qu'ils font, ou de poster des questions ou des commentaires que les autres collègues peuvent lire et auxquels ils peuvent répondre quand ils en ont le temps.

 

N'oubliez pas que le but de la communication asynchrone est de permettre aux personnes d'engager des conversations à leur propre rythme. Les outils que vous utilisez doivent également permettre cela. Avoir une plateforme telle que SharePlace permet d'organiser des niveaux de dossiers et fils de discussion tout en réunissant le meilleur du monde des e-mails et de la messagerie instantanée.

 

Cerise sur la gâteau, vous pouvez combiner communication synchrone et asynchrone à tout moment. Comme les discussions peuvent être bien organisées, on ne se perd plus dans les sujets. Chaque sujet a son propre fil de discussion.

 

En revanche, une solution comme Slack ne permet pas de communiquer en asynchrone. En effet, tous les sujets de discussion sont mélangés dans un même fil, ce qui signifie qu'il y a un manque de structure. Si l'utilisateur ne reste pas connecté en permanence, il va perdre le fil de la discussion et sera noyé sous les notifications. Il risque de manquer des informations importantes.

 

Gare aux e-mails ! Vous avez peut-être remarqué que nous n'avons pas encore mentionné le courrier électronique comme l'un des outils de communication asynchrone. En théorie, le courrier électronique répond à toutes les exigences : il vous permet de répondre aux messages à votre propre rythme au lieu de vous obliger à interrompre votre travail pour fournir une réponse en temps réel.

 

Le problème du courrier électronique est que la plupart des gens l'utilisent comme un outil synchrone. Les responsables attendent de leurs employés qu'ils répondent aux courriels comme s'ils décrochaient le téléphone. Par conséquent, beaucoup d'employés perdent une grande partie de leur temps à répondre à des courriels, ce qui n'est pas conforme aux principes de base de la communication asynchrone.

 

Une façon d'éviter la pression de répondre instantanément à chaque courriel qui vous est adressé, est de changer d'approche. Par exemple, vous pourriez consacrer une heure par jour à cette tâche. Si vous craignez que vos collègues ou partenaires ne s'énervent, vous pouvez mettre en place un répondeur automatique qui leur fera savoir qu'en raison de votre charge de travail élevée, vous ne vérifiez et ne répondez aux courriels que deux fois par jour, à 9 heures et à 16 heures. L’autre approche est d’opter pour une manière de travailler plus adaptée avec des outils collaboratifs comme SharePlace.

 

Source :

 

(1) http://www.teletravailler.fr/observatoire/en-france#:~:text=On%20ne%20connait%20pas%20avec,du%20nord%20de%20l'Europe.

 

(2) https://www.forbes.com/sites/markmurphy/2016/10/30/interruptions-at-work-are-killing-your-productivity/#1db08b601689 

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