Passer de la GED traditionnelle à la GED collaborative

18 décembre 2020

4 min

Passer de la GED à la GED Collaborative

La Gestion Electronique de Documents, ou GED, a été conçue à son origine pour le classement et le partage simplifié de documents. Par la suite, elle a naturellement évolué vers un fonctionnement plus collaboratif. Ainsi, une GED collaborative permet par exemple à plusieurs utilisateurs d’accéder simultanément à un même document et y apporter des commentaires ou faire des modifications.

 

Aujourd’hui, la GED collaborative s’insère dans un environnement de travail devenu numérique. Elle en est même la colonne vertébrale autour de laquelle s’articulent d’autres outils collaboratifs et de nouvelles ressources. Comment passer de la GED traditionnelle à la GED collaborative ? C’est le sujet de cet article.

 

Qu’est-ce que la GED traditionnelle ?

La Gestion Electronique de Documents est un procédé de prise en charge de la gestion documentaire d’une entreprise. C’est-à-dire, qu’elle regroupe l’ensemble des actions visant à exploiter et traiter des documents tels que la capture, l’acquisition, la numérisation, la validation, la diffusion, le classement, l’indexation et l’archivage.

 

Traditionnellement, le rôle d’une GED est donc de faciliter la classification des informations, la centralisation de documents et la recherche de contenu dans un contexte applicatif. Ainsi, elle participe à la sécurisation des données de l’entreprise en exploitant ses propres outils de gestion des droits d’accès

 

Cependant, une GED qui se résumerait aujourd’hui à ces seules fonctionnalités de classement et de recherche simple ne répondrait pas aux besoins des entreprises qui souhaitent se rapprocher des processus métiers : workflow de création, partage de documents, notifications, alertes, etc. Habituellement, les entreprises équipées d’une GED traditionnelle passent à une GED collaborative par une approche par projet.

 

L’intérêt de la GED collaborative

Favoriser la collaboration à travers des espaces de travail dédiés est un objectif stratégique pour les entreprises. Une GED collaborative s’entend non seulement en direction des équipes internes, mais également vis-à-vis des clients ou des partenaires externes.

 

Le collaboratif consiste à mettre à disposition les outils et les accès dont ont besoin les personnes pour travailler ensemble. Une plateforme de collaboration moderne doit pouvoir présenter une capacité d’intégration des outils tiers, comme ceux de Google ou de Microsoft par exemple.

 

La GED est un outil simple à exploiter, mais son efficacité dépend de la gouvernance documentaire de l’entreprise, de ses activités, de la nature de ses processus métiers et de la volumétrie de l’information. S’y ajoute l’interopérabilité entre la GED et les applications métiers sur site ou dans le cloud.

 

Placer l’humain au cœur de la GED

La frontière est mince entre collaboration et coopération. C’est pourquoi l’implication et l’adhésion des employés sont évidemment essentielles pour la motivation des équipes à la mise en place puis à l’utilisation d’une GED collaborative.

 

Grâce à l’intelligence artificielle, les entreprises les plus avancées en matière de collaboration ont augmenté leur productivité. Elles ont ainsi réussi à mettre l’humain au cœur de l’utilisation de leur GED. Cet outil qui comprend un intranet, un extranet, des sites Web et des suites collaboratives, le tout fédéré par un portail appelé aujourd’hui digital workplace.

 

Le digital workplace illustre ainsi une transformation importante des entreprises en rendant plus ergonomiques des espaces de travail numérique protéiformes.

 

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