La collaboration autour d’un document

24 juillet 2019

2 min

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Collaborer

 

Les équipes dans les entreprises s’échangent quotidiennement des documents. Elles sont parfois réparties dans différentes villes et pays et sont confrontés à travailler efficacement ensemble.

Face à l’inefficacité des méthodes et outils de collaboration, impliquant des échanges d’e-mails sans fin, des partages de liens de stockage dans le Cloud et des discussions parallèles sur de multiples outils de messagerie instantanée, Share.Place a fait de son cœur de métier la collaboration autour des documents afin de faciliter les échanges et faire gagner du temps aux équipes. La productivité des équipes augmente ainsi la performance de l’entreprise.

 

Une approche innovante

En utilisant SharePlace, la collaboration autour d’un document est disruptée. Les équipes ne vont plus s’envoyer des e-mails avec de multiples pièces jointes, tous les documents seront stockés dans des dossiers avec des droits d’accès spécifiques par dossier pour les équipes invitées. Les personnes externes à l’entreprise pourront également être invités afin de simplifier le partage et suivre l’avancée des projets en temps réel.

De plus, SharePlace propose une messagerie instantanée dédiée à chaque document ou chaque sujet de discussion. Cette approche innovation permet de mieux gérer les différentes conversations autour d’un document évitant les trop fréquentes questions telles que « il est où ce document ? » ou « Pourrais-tu faire ces modifications sur le document qui est dans le sous-dossier du drive ? ».

L’équipe reste concentrée et les discussions sont organisées.

 

La productivité des équipes

SharePlace réduit les conversations chronophages dans l’entreprise.

Fini de jongler entre différents outils, les discussions liées aux documents au sein d’une seule et même application permettent en effet d’éviter de se disperser et ainsi de gagner du temps au quotidien.

 

  • Gain de temps : les moyens de communication et les processus de travail sont simplifiés. C’est un gain de temps très important.
  • Plus de flexibilité et de réactivité : des processus plus rapides permettent de s’adapter plus rapidement et d’être moins rigides.
  • Amélioration de l’ambiance au travail : les équipes apprennent à mieux communiquer ensemble, l’ambiance de travail devient agréable.
  • Partage de connaissances : une communication facilitée encourage le partage de connaissances.
  • Augmentation de la productivité : les processus plus rapides permettent d’augmenter la productivité globale.
  • Responsabilité partagée : les personnes sont plus responsables car les informations circulent mieux.  

 

La traçabilité des opérations

SharePlace est l’unique solution permet d’avoir une traçabilité complète du travail en équipe, que ce soit autour d’un projet ou autour des documents échangés. 

À tout moment, vous pouvez retrouver les discussions qui ont eu lieu sur un sujet, les déplacements d’un document vers différents dossiers ainsi que les différentes versions lors de la modification d’un document. Toutes les opérations sont enregistrées et partagées avec la traçabilité des personnes qui les ont effectuées.

La nouvelle approche de SharePlace vient faciliter la vie en entreprise. Le suivi des tâches pour les managers est facilité grâce au suivi des activités. À tout moment les managers peuvent avoir une visibilité de l’avancée des projets en cours.

Les équipes aussi vont profiter de ces innovations. Elles vont réduire le temps passé sur des tâches chronophages et peu productives telles que la gestion des e-mails et l’envoi de documents.

 

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