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SharePlace : Documents et traçabilité

SharePlace
Entreprise
Juin 4, 2019

Les documents sont aujourd’hui incontournables dans le travail en équipe. Si leur utilisation est grandissante grâce notamment à l’essor d’internet et des outils numériques, les moyens de les partager restent encore très conventionnels. En effet attacher les documents en pièce jointe des e-mails ou envoyer un document via Wetransfer restent des pratiques trop courantes : ce qui entraine une perte de temps pour les retrouver et suivre ses évolutions.
Résultat : peu de visibilité sur la personne qui travaille sur un document, des erreurs sur les bonnes versions à utiliser, les mises à jour sont incertaines et le suivi des modifications est compliqué…

Les documents et leurs versions

Le principal intérêt de SharePlace est à la fois de partager tous type de documents et de pouvoir consulter l’historique de chaque version qui découle du travail effectué par les équipes. En effet, qui n’a jamais travaillé sur une mauvaise version de document pour au final se rendre compte qu’une version différente, plus récente est déjà existante ?

Cette perte de temps, SharePlace en a fait son cheval de bataille.
En effet grâce à la gestion des versions de documents de SharePlace, tous les collaborateurs ont accès à la dernière version en temps réel ainsi qu’à un historique de toutes versions précédentes. Le suivi des modifications permet de garder une trace au fur et à mesure de l’avancée des projets.

Les différentes versions d’un document

SharePlace fonctionne avec tous les types de documents. Tous types de documents peuvent être stockés et ouverts depuis SharePlace. Pour cela, il faut sélectionner le bouton « Verrouiller et modifier » Le verrouillage est mis en place pour éviter que deux personnes travaillent sur le même document et ne perdent du temps.
L’application du logiciel par défaut pour le type de document choisit va s’ouvrir : pour un document Word ce sera Microsoft Word, pour un fichier Photoshop ce sera l’application Photoshop, etc…

Si vous ne possédez pas le logiciel sur votre ordinateur ou si votre ordinateur ne reconnait pas le format du document, il vous proposera de sélectionner le logiciel de votre choix pour l’ouvrir.

Panneau qui sera affiché dans l’application

Une fois les modifications terminées sur son logiciel, l’utilisateur doit enregistrer le document puis va retourner sur SharePlace pour partager sa version. Cela va déverrouiller la version qu’il a modifié tout en créant une nouvelle version avec les modifications effectuées.

La traçabilité

SharePlace ne s’occupe pas uniquement de suivre l’historique des documents.
Chaque conversation, chaque déplacement d’un document, création d’un dossier, ajout de pièce jointe… est consigné dans l’application.

Si bien qu’à chaque instant on peut comprendre le contexte d’une discussion et gagner du temps sur le travail en équipe.

D’un coup d’œil, on peut accéder aux anciennes discussions avec un client, retrouver les documents qu’il a envoyé, voir les déplacements d’un document vers des nouveaux dossiers, comprendre les décisions qui ont été prises…
Cela permet de voir rapidement celui qui a fait le travail et surtout à quel moment.

En résumé SharePlace gère les échanges de documents avec :

  • Une gestion des versions avec la sauvegarde de l’historique des versions
  • Le stockage et le suivi des modifications de tous les types de documents
  • Un historique global des activités pour une traçabilité totale

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