Partage de documents en ligne : la collaboration réinventée

SharePlace est une plateforme tout-en-un qui intègre l’ensemble des fonctionnalités dont vos collaborateurs ont besoin au quotidien. Notre solution de partage et d’édition de documents en ligne vient fluidifier le travail collaboratif au sein de vos équipes.

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Partage de documents en ligne avec SharePlace

Le partage de fichiers peut se faire sous différentes formes, on utilise Internet, des clés USB ou encore des serveurs FTP. Mais la méthode la plus pratique utilisée de nos jours est le partage de documents en ligne ou dans le cloud. La plupart des entreprises ont d’ores et déjà adopté une solution de partage de fichiers en ligne, via un espace de stockage Drive dans le cloud. Cela a en effet pour principal avantage de sécuriser et faciliter le stockage des documents, mais également de simplifier leur partage.

Un espace de partage de documents en ligne, sécurisé, permet ainsi d’organiser efficacement les fichiers de votre entreprise, avec une grande flexibilité, grâce à la gestion d’arborescences complexes et dossiers partagés en ligne. Partagez sans limite, vous pouvez ainsi diffuser des présentations et diaporamas , publier le compte-rendu d'un séminaire ou encore transmettre un dossier client à n'importe quel moment et aux collaborateurs impliqués.

Ainsi, tous les collaborateurs ont accès à leurs dossiers, en temps réel, de façon sécurisée, y compris lorsqu’ils sont en télétravail. Qui plus est, l’ensemble des dossiers étant centralisés dans l’espace cloud dédié et faisant l’objet de sauvegardes automatiques régulières : le risque de perte de donnée est extrêmement réduit !

Outre le simple fait de pouvoir stocker des documents dans un espace cloud dédié, il est également possible :

- - De gérer avec précision les droits d’accès à chacun des dossiers et fichiers ;
  - De visualiser l’historique des versions de chacun des fichiers ;
  - De modifier les documents, à plusieurs, et suivre les modifications en temps réel ;
  - De garantir un travail collaboratif, sur les fichiers partagés, plus fluide et plus efficace;
  - D'accéder à vos documents où et quand vous voulez.

Solution de stockage dans le cloud

Les fonctionnalités de partage de documents et dossier partagé sur internet sont incontournables aujourd’hui pour favoriser un travail plus collaboratif en entreprise, et améliorer l’expérience de travail des collaborateurs.

Le choix d’une solution de stockage dans le cloud permet aussi d’éviter les opérations de maintenances coûteuses et indispensables sur des serveurs internes.

De même, à l’heure où l’impact climatique des entreprises devient une préoccupation constante, notons que le recours à une solution de stockage de documents en ligne permet de s’affranchir des coûts énergétiques plus importants liés à l’installation, la gestion et la maintenance de vos serveurs internes. Trouver le bon outil de partage n'est pas à négliger, effectivement cela garantit une certaine fluidité dans le travail et la gestion des projets, partager un document dans le dossier correspondant vous fait gagner un temps précieux.

Créer un dossier partagé

Le classement des fichiers et des documents se fait par un dossier partagé en ligne. En plus de stocker et ranger vos documents, vous avez la possibilité d’ouvrir l’accès à d’autres membres avec les autorisations personnalisées. En effet, SharePlace vous permet de collaborer et de partager un dossier avec des personnes internes ou externes à votre organisation. Il est donc important de pouvoir contrôler ce que chaque utilisateur peut faire ou ne pas faire avec les données que vous partagez dans votre espace de collaboration. Contrairement à d’autre site de partage de documents en ligne gratuit, SharePlace propose un partage de documents sécurisé, avec le chiffrement de bout-en-bout.

Partage et modification de document en ligne

SharePlace vous permet de créer un espace de partage de documents en ligne où il est possible de suivre le cycle de vie de chaque document. Grâce à la traçabilité et la gestion automatisée des versions, vous ne perdez plus aucun document et êtes assuré d’avoir toujours la dernière version du document. À tout moment, vous pouvez retrouver les discussions qui ont eu lieu sur un sujet, les déplacements d’un document vers différents dossiers ainsi que les différentes versions lors de la modification d’un document. Toutes les opérations sont enregistrées et partagées avec la traçabilité des personnes qui les ont effectuées. Les personnes ayant accès aux fichiers partagés, peuvent afficher le contenu, le télécharger ou encore le modifier en temps réel et partager sa version après les modifications.

Collaboration autour des documents sans multiplier les outils

Le Drive collaboratif SharePlace vous permet d’échanger sur vos documents avec vos équipes ou les parties prenantes externes à votre organisation sans changer d’outil. La plateforme de collaboration combine intelligemment les fonctionnalités de stockage et de partage de documents avec une messagerie instantanée sécurisé. Plus besoin de multiplier les fils d’emails interminables ou les chaines de conversation sans contexte. Suivez l'avancement et échangez plus facilement sur le document à travailler. Cela vous permet de travailler ensemble de façon efficace, plus de perte de temps à rechercher l'information dans les différents outils.

Solution française et sécurité

Toutes les données sont hébergées sur des serveurs en France. Le fait d'envoyer un fichier en pièce jointe d'un e‑mail peut compromettre gravement la sécurité de vos données. Comme Telegram, SharePlace utilise la technologie de chiffrement de bout-en-bout pour assurer la sécurité et la confidentialité des données partagées et des conversations. La plateforme SharePlace est en totale conformité avec les règles liées au RGPD. Vous pouvez collaborer et partager des documents à l'ensemble de vos équipes en toute sérénité. Toutefois, pour renforcer la sécurité, veillez à choisir un mot de passe unique, difficile à deviner que vous n'utilisez nulle part ailleurs.