Politique de confidentialité de SharePlace

Version applicable au : 28 août 2020

 

Pour SharePlace, le respect de votre vie privée est essentiel. Lorsque vous utilisez nos services, vous nous confiez vos données à caractère personnel. Nous nous engageons à en prendre soin. La présente politique a été conçue pour vous aider à comprendre la manière dont nous collectons et traitons vos données à caractère personnel, et quels sont vos droits.

 

      1. Champ d’application de la politique de confidentialité
      2. Qui est responsable du traitement de vos données ?
      3. Comment collectons-nous vos données ?
      4. Pourquoi collectons-nous vos données et combien de temps les conservons-nous ?
      5. Avec qui partageons-nous vos données ?
      6. Quels sont vos droits et comment les exercer ?
      7. Contact
      8. Modification de la politique de confidentialité

1. Champ d’application de la politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité s’applique aux traitements de données personnelles que nous mettons en œuvre en tant que responsable de traitement, lorsque vous utilisez les applications SharePlace (disponibles sur Windows, Mac, iPhone et Android) et notre site Internet www.shareplace.com, ainsi que lorsque vous interagissez avec nous.


Elle ne s’applique pas aux traitements de données personnelles (y compris le traitement de tous les contenus téléchargés par le biais des comptes SharePlace) que nous mettons en œuvre, en tant que sous-traitant, pour le compte de nos clients, qui agissent en qualité de responsables de traitement. Nous traiterons ces données conformément aux instructions du responsable de traitement concerné. Si vous avez des questions concernant leurs pratiques en matière de protection des données, veuillez contacter directement l’administrateur de la Place concernée.

2. Qui est responsable du traitement de vos données ?

La société SharePlace, immatriculée sous le numéro 380 701 090 RCS Créteil, et dont le siège social se situe CS 60002, 112 avenue de Paris, 94306 Vincennes CEDEX (France), est le responsable du traitement de vos données.

3. Comment collectons-nous vos données ?

Nous collectons vos données personnelles de plusieurs manières.

Nous collectons des données directement auprès de vous, notamment lorsque vous utilisez nos services (données nécessaires à la création de votre compte SharePlace, données de facturation le cas échéant, données comportementales, etc.), que vous nous contactez ou que vous interagissez avec nous (par mail, via notre chat en ligne, par téléphone, sur les réseaux sociaux etc.).

Dans tous les cas, nous ne collecterons que les informations dont nous avons réellement besoin. Vous êtes libre de nous les communiquer ou non, mais si vous refusez, nous ne serons pas en mesure de vous fournir les services demandés ou de traiter vos demandes.

Nous collectons également des données automatiquement par l’utilisation de cookies. Pour en savoir plus, veuillez lire notre Politique relative aux cookies.


4. Pourquoi collectons-nous vos données et combien de temps les conservons-nous ?

Nous traitons vos données pour des finalités définies, sur la base d’une « justification » légale (ou base légale), et pour une durée limitée.   

En règle générale, nous conservons vos données aussi longtemps que vous utilisez nos services. Toutefois, vos données peuvent être conservées plus longtemps, par exemple afin d’établir la preuve d’un droit, au titre d’une obligation légale ou encore pour des finalités marketing. Dans tous les cas, vos données ne sont pas conservées au-delà de ce qui est strictement nécessaires aux finalités pour lesquelles elles sont traitées. Lorsque vos données ne seront plus nécessaires, nous veillerons à ce qu’elles soient supprimées ou anonymisées.

Le tableau ci-dessous détaille les finalités et bases légales de nos traitements, ainsi que les durées de conservation applicables.

 

Finalités

Bases légales

Durée de conservation

1. Gestion des contrats et fourniture des services SharePlace
Gestion des comptes utilisateur et des abonnements, assistance et support
Ce traitement est nécessaire à l’exécution du contrat conclu entre vous et SharePlace.
Tant que votre compte est actif
Fourniture, mise à jour, entretien et protection de nos services, sites Internet et activités
Ce traitement est nécessaire à l’exécution du contrat conclu entre vous et SharePlace.
Tant que votre compte est actif
Analyse des comportements des utilisateurs pour permettre l’envoie de notifications intelligentes et personnalisées
Ce traitement est basé sur votre consentement.
Tant que votre compte est actif et jusqu’au retrait de votre consentement
Amélioration de SharePlace, élaboration et fourniture d’outils et fonctionnalités supplémentaires 
Ce traitement est nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime afin d’améliorer nos services et satisfaire nos utilisateurs et clients.
1 an
Obligations comptables, fiscales, etc.
Ce traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis.
Sous la forme d’archive intermédiaire, pour la durée légale de conservation
Respect de nos CGU et autres règles en vigueur, gestion des précontentieux et contentieux
Ce traitement est nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime pour l’établissement de la preuve d’un droit ou d’un contrat, et la défense de nos droits.
Durée de la prescription liée, généralement 5 ans
2. Opérations de prospection
Prospection commerciale à destination des professionnels
Ce traitement est nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime pour nous faire connaître et développer notre activité.
Jusqu’à l’exercice du droit d’opposition, ou 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale, si vous êtes client, ou de la collecte de vos données ou du dernier contact émanant de vous, si vous êtes un prospect
3. Gestion de la relation client
Répondre aux demandes, commentaires et questions
Ce traitement est nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime à répondre aux sollicitations de nos clients, de nos utilisateurs et du public en général.
Le temps nécessaire pour répondre à votre demande
Gestion des avis des personnes sur nos services, enquêtes de satisfaction, etc.
Ce traitement est nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime afin d’améliorer nos produits et services en tenant compte des retours clients.
3 ans
4. Pilotage de l’activité commerciale
Statistiques commerciales, études, sondages, etc.
Ce traitement est nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime afin d’améliorer nos process et notre performance commerciale.
3 ans
5. Gestion des droits des personnes
Gestion des demandes d’exercice des droits
Ce traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis.
Le temps nécessaire pour répondre à votre demande et 1 ans
Gestion d’une liste d’opposition
Ce traitement est nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime pour respecter vos souhaits relatifs au traitement de vos données.
3 ans à compter de l’exercice du droit
6. Gestion des impayés (pour les clients uniquement)
Recensement des impayés avérés
Ce traitement est nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime pour assurer que nos factures sont correctement payées.
En cas de régularisation de l’impayé, vos informations seront effacées du fichier recensant les personnes en situation d’impayé au plus tard dans les 48 heures à partir du moment où l’impayé a été effectivement soldé.
 
Si les circonstances le justifient, nous pouvons, de manière exceptionnelle, conserver les données relatives à l’impayé même si ce dernier a été régularisé, lorsque cette conservation est nécessaire et proportionnée, afin d’en prévenir leur renouvellement.
Identification des personnes en situation d’impayé aux fins d’exclusion pour toute transaction à venir
Ce traitement est nécessaire à l’exécution du contrat conclu entre vous et SharePlace.
En cas de non régularisation, les informations peuvent être conservées dans le fichier recensant les personnes en situation d’impayés et les excluant de ce fait du bénéfice d’une prestation, dans la limite de 3 ans à compter de la survenance de l’impayé.

 

5. Avec qui partageons-nous vos données ?

SharePlace est un outil de travail collaboratif. Par conséquent, les autres utilisateurs peuvent voir les informations publiques de votre profil.

Nous partageons vos données uniquement avec :

    • Les personnes dûment habilitées de SharePlace, qui ont besoin d’accéder à vos données dans le cadre de leurs fonctions,
    • Nos sous-traitants, qui traitent vos données au nom et pour le compte de SharePlace (hébergement, chat en ligne, marketing, etc.),
    • Les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances,
    • Nos conseillers externes (avocats, auditeurs, etc.), lorsque cela est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par SharePlace.

Nous pouvons également partager vos données personnelles avec des tiers dans le cadre d’une vente ou d’une restructuration potentielle ou effective de notre société ou de certains de nos actifs, auquel cas vos données pourront faire partie des actifs transférés.

Enfin, nous pouvons communiquer vos données personnelles à des autorités publiques ou judiciaires, dès lors que nous y sommes légalement tenus.

Vos données ne sont communiquées, échangées, vendues ou louées à aucune autre personne que celles mentionnées ci-dessus.

Vos données à caractère personnel sont susceptibles d’être transférées en dehors de l’Espace économique européen (EEE), vers des pays n’offrant pas un niveau de protection à vos données équivalent à celui dont vous bénéficiez au sein de l'EEE. En l’absence de décision d’adéquation de la Commission européenne en vertu de l’article 45 du RGPD, le transfert de vos données à caractère personnel sera encadré par des mécanismes de transfert appropriés en vertu des articles 46 et suivants du RGPD (tels que des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne). Vous pouvez en obtenir une copie (à l’exclusion des dispositions confidentielles) en nous contactant aux coordonnées indiquées à l’article 7 « Contact ».

6. Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Vous bénéficiez d’un certain nombre de droits sur vos données, que nous détaillons plus amplement ci-dessous  :

    • Retrait du consentement. Vous pouvez révoquer à tout moment, votre consentement à tout traitement de vos données fondé sur votre consentement.

    • Accès. Vous pouvez nous demander de confirmer si nous traitons vos données et, le cas échéant, vous informer des caractéristiques du traitement, vous permettre d’y accéder et en obtenir une copie.

    • Rectification. Vous pouvez nous demander de rectifier ou compléter vos données si elles sont incorrectes ou incomplètes.

    • Effacement. Vous pouvez nous demander d’effacer vos données dans les cas suivants : lorsqu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ; vous avez révoqué votre consentement ; à la suite de l’exercice de votre droit d’opposition ; vos données ont fait l’objet d’un traitement illicite ; ou pour respecter une obligation légale. Nous ne sommes pas tenus de donner suite à votre demande d'effacement de vos données notamment si leur traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale ou à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

    • Limitation. Vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données (c’est-à-dire de les conserver sans les utiliser) lorsque : leur exactitude est contestée ; leur traitement est illicite mais que vous ne voulez pas qu’elles soient supprimées ; elles sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ; nous vérifions l’existence de motifs impérieux dans le cadre de l'exercice de votre droit d'opposition. Nous pouvons continuer d’utiliser vos données à la suite d’une demande de restriction : avec votre consentement ; pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ; ou pour protéger les droits de toute autre personne physique ou morale.

    • Portabilité. Vous pouvez nous demander de vous fournir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine, ou vous pouvez demander qu’elles soient transmises directement à un autre responsable de traitement, mais uniquement si le traitement est fondé sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat conclu avec vous et que le traitement est automatisé.

    • Héritage numérique. Vous avez le droit de définir des directives (générales ou spécifiques) relatives au sort de vos données après votre mort.

    • Opposition au traitement de données à caractère personnel fondé sur l’intérêt légitime. Vous pouvez vous opposer à tout traitement de vos données qui est basé sur notre « intérêt légitime ». Si vous exercez ce droit, nous devons cesser le traitement, sauf si nous démontrons l’existence de motifs légitimes et impérieux qui prévalent sur vos droits et libertés fondamentaux, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

    • Opposition au traitement des données à caractère personnel pour des finalités de prospection. Vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement de vos données à des fins de prospection.

Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant aux coordonnées indiquées à l’article 7 « Contact ».

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente relative au traitement de vos données. En France, l’autorité de contrôle pour la protection des données à caractère personnel est la CNIL (www.cnil.fr).

7. Contact

Pour davantage d’informations concernant vos droits, les exercer ou pour toute question ou réclamation concernant la protection de vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter à contact@shareplace.com.

8. Modification de la politique de confidentialité

Nous pouvons modifier la présente politique de confidentialité occasionnellement, par exemple pour prendre en compte les changements légaux, les avancées technologiques et les bonnes pratiques commerciales. Nous vous informerons en cas de changement substantiel.